Retningslinjer for trygg organisasjon - Studentdemokratiet

Mål

For å best mulig fremme Studentdemokratiet i Sørøst-Norge (SDSN) sitt formål og verdier er det et mål at SDSN skal være en trygg organisasjon. Dette vil si at organisasjonen skal være et trygt felleskap for alle deltagere på våre aktiviteter og arrangementer, i tillegg til at tillitsvalgte og andre deltakere skal ha trygge rammer for sin deltakelse i SDSN. SDSN skal arbeide målrettet for at seksuell overskridende adferd, seksuelle overgrep, seksuell trakassering, diskriminering og annen uønsket adferd ikke finner sted.

Retningslinjene for trygg organisasjon gir retningslinjer for mottak av varsler og håndtering av saker som innebærer seksuell trakassering, grenseoverskridende seksuell adferd, overgrep og annen uønsket adferd i SDSN. Konfidensialitet, habilitet og kontradiksjon er grunnleggende prinsipper for hvordan SDSN skal håndtere varsling.

For å sikre en trygg organisasjon er det nødvendig med både forebyggende arbeid og et effektivt beredskapsarbeid. Det er ledergruppas ansvar at oppdaterte retningslinjer for håndtering vedtas ved behov hvert år, og arbeidsutvalget har ansvar for at disse til enhver tid er på plass og er en del av opplæringen av nye tillitsvalgte og presenteres på aktuelle arrangementer.

Retningslinjer for trygg organisasjon er et supplement til SDSNs vedtekter, etiske retningslinjer og varslingsrutiner.

Definisjoner og omfang

Disse retningslinjene gjelder følgende forhold:

Seksuelle overgrep: Ufrivillige seksuelle handlinger gjort av en person mot en annen i en relasjon av tillit eller tvang. Dette inkluderer seksuelle handlinger eller ytringer som en person med høyere alder og/eller mer makt gjør, der personen som blir utsatt for disse ikke har nok erfaring eller kunnskap til å komme seg ut av det, eller befinner seg i en sårbar situasjon. Dette inkluderer også når dette gjøres mot barn eller ungdom som ikke forstår handlingene, da disse er spesielt sårbare.
Grenseoverskridende seksuell adferd: Handlinger som bryter med de grenser en person har for å beskytte sin integritet. Dette kan være, men er ikke begrenset til, uønskede seksuelle tilnærmelser, oppfordring om seksuelle tjenester, verbal eller kroppslig atferd av seksuell natur som oppleves ydmykende og/eller invaderende.
Seksuell trakassering: Seksuell trakassering er uønsket seksuell oppmerksomhet som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom. I seksuell ligger at det spiller på kropp, kjønn og seksualitet. Oppmerksomhet omfatter både verbal, ikke-verbal og fysisk atferd. Seksuell trakassering inkluderer forskjellsbehandling på bakgrunn av kjønn / kjønnsidentitet og kan i de tilfeller betegnes som kjønnsmobbing. Diskriminering: Diskriminering er direkte eller indirekte forskjellsbehandling blant annet på grunn av etnisitet (herunder nasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge, språk), religion, livssyn og/eller funksjonsnedsettelse.

Rutiner for den som mottar mistanke, melding eller anklage

Når du mottar et varsel, skal du finne et skjermet sted å ha samtalen. Lytt nøye, bekreft det du har hørt og opptre rolig. Gi trygghet og sørg for at den utsatte opplever å bli trodd. Ta gjerne notater under samtalen (om det er naturlig) eller umiddelbart etter. Informer om at alt personen forteller deg vil holdes fortrolig, men at du har plikt til å fortelle det videre til ledelsen.
Sikre situasjonen for den utsatte og vurder om det er behov for akutt psykisk eller fysisk helsehjelp. Det er ditt ansvar å ivareta personen inntil andre ansvarspersoner overtar.
Kontakt leder av arbeidsutvalget og informer om situasjonen. Dersom saken gjelder leder av arbeidsutvalget kontakter du noen andre i arbeidsutvalget. Kontakt aldri den som anklages.
Leder av arbeidsutvalget har ansvar for videre oppfølging av situasjon, og kan ved behov delegere ansvaret for videre oppfølging til andre i arbeidsutvalget. Ved behov vil disse bistå den utsatte med besøk til legevakt for fysisk og psykisk helsehjelp og for å sikre bevis.
Arbeidsutvalget vurderer om forholdet er en sak for SDSN og har ansvar for videre saksgang.

Videre saksgang i håndtering av varsler

Det vil alltid være flere personer som er berørt når det kommer en mistanke eller en anklage om grenseoverskridende adferd og/eller overgrep. Alle bør bli ivaretatt. Spesielt gjelder dette den utsatte, den det er varslet om og de som har bistått den utsatte i prosessen. Hensynet til den utsatte vil ha forrang i fasen hvor saken undersøkes.

Videre saksgang består av innledende undersøkelser, vurdering om forholdet skal politianmeldes og individuelle møter med de berørte partene for å få klarhet i hva som har skjedd. På bakgrunn av dette avgjør arbeidsutvalget, som SDSNs varslingsutvalg, om organisasjonens retningslinjer har blitt brutt og hvilke konsekvenser det eventuelt skal få.

Varsel mottas og undersøkes. Organisasjonen skal ikke etterforske, men få klarhet i om forholdet er et lovbrudd og om det skal anmeldes. I de fleste saker vil den utsatte få bestemme om hen ønsker at forholdet skal anmeldes. I særs grove tilfeller må arbeidsutvalget vurdere om forholdet skal anmeldes selv om den utsatte ikke ønsker dette, for at politiet skal kunne sette i gang en etterforskning.
Hvis forholdet det blir varslet om politianmeldes vil, som hovedregel, ikke den det er varslet om å bli kontaktet før politiet er ferdig med sin etterforskning. Dette for å sikre bevis og at politiet får første samtale med involverte parter. Unntak fra dette er ved behov for å suspendere personer der vurderingen er at det stor fare for gjentagelse.
Etter at politiet er ferdig med sin etterforskning vil arbeidsutvalget oppnevne kontaktpersoner for den utsatte og for den det er varslet om. Arbeidsutvalget kan være behjelpelig med å opprette kontakt med hjelpeinstanser og andre ressurser. Det kan oppnevnes ressurspersoner for andre involverte og det skal tilstrebes god informasjonsflyt til de deler av organisasjonen der det er nødvendig. Kontakt- og ressurspersonene kan ikke ha tilknytning til eller interesser i den aktuelle saken.
Suspensjon: En tillitsvalgt eller deltaker på SDSN arrangementer som blir anklaget, mistenkt eller anmeldt for alvorlig trakassering, diskriminering, grenseoverskridende adferd eller overgrep vil som hovedregel bli suspendert fra verv og oppgaver, inntil saken er avklart med politi, rettsinstans og i SDSN. Suspensjon vil også kunne gjelde deltakelse på arrangementer og for anmeldte forhold utenfor SDSN. Vedtak om suspensjon er regulert i vedtektene og det er SDSNs ledergruppe som fatter vedtak av suspensjon.
Når saken er ferdigbehandlet i politi og rettsinstanser eller i de saker hvor det ikke foreligger en politianmeldelse, vil arbeidsutvalget arrangere møter med alle berørte parter. Det er viktig at alle berørte parter får mulighet til å uttale seg og blir hørt på lik linje. Den det er varslet om kalles inn til samtale til sist slik at arbeidsutvalget skal kunne legge fram alle anklager og at om varslede får mulighet til å forklare seg på alle punkter. Det vil føres referat fra samtalene, og disse vil være hovedgrunnlaget for konklusjon i saken.
Om personen det er varslet mot eller personen som har opplevd handlingen(e) det er varslet om ikke ønsker å forklare seg, vil arbeidsutvalget kunne konkludere på bakgrunn av de fakta de har i saken etter 6 måneder. I saker hvor det ikke foreligger tilstrekkelig fakta i saken på grunn av manglende forklaring fra personen som har opplevd handlingene det er varslet om, vil saken bli henlagt. Varsler som henlegges oppbevares i 3 til 5 år beroende på alvorlighetsgrad. Dette for å kunne ta opp igjen saken om forhold endrer seg, eller det kommer inn nye varsler om samme person.
Dersom arbeidsutvalget etter å ha gjennomført samtaler med alle parter konkluderer at det er forekommet brudd på organisasjonens retningslinjer, vil arbeidsutvalget i samme prosess vedta og iverksette sanksjoner etter vurdering av alvorlighetsgrad. Reaksjoner kan være alt fra skriftlig advarsel til utestengelse fra arrangementer til fratredelse fra verv. Dersom det stadfestes alvorlig brudd på SDSNs retningslinjer eller brudd på straffeloven kan det fattes vedtak om eksklusjon i henhold til SDSNs vedtekter. Dette gjelder også om bruddene har skjedd utenfor SDSN. Vedtak fattet av arbeidsutvalget kan ankes til ledergruppa. Vedtak fattet av ledergruppe, med unntak av når denne har behandlet anke på vedtak fattet av arbeidsutvalget, kan ankes til Semestermøtet.

Konsekvenser ved brudd

Brudd på SDSNs retningslinjer vil medføre sanksjoner mot den eller de skyldige, etter vurdering av alvorlighetsgrad. Dette er utdypet i organisasjonens vedtekter og etiske retningslinjer. Videre følger en oversikt over mulige konsekvenser ved brudd på retningslinjene:

Muntlig advarsel: Ved mindre alvorlige brudd på SDSN sine retningslinjer kan det forelegges en muntlig advarsel til anklagede/mistenkte før eventuell videre saksgang iverksettes.
Skriftlig advarsel: Ved mindre alvorlige brudd på SDSN sine retningslinjer kan det forelegges en skriftlig advarsel til anklagede/mistenkte før eventuell videre saksgang iverksettes.
Alkoholforbud: Frata deltakere muligheten til å drikke alkohol på SDSN sine arrangementer. Dette gjelder dersom andre deltakere opplever utilbørlig press rundt alkohol og/eller andre rusmidler. Dersom dette ikke blir overholdt kan ytterligere konsekvenser tilkomme.
Bortvisning: Deltakere som bryter SDSN sine retningslinjer på arrangementer i regi av SDSN kan bli sendt hjem fra arrangementet. Personen vil da bli holdt økonomisk ansvarlig for kostnader knyttet til deltakelse og reise.
Råd om ikke å påta seg tillitsverv: Personer som bryter SDSN sine retningslinjer, kan bli oppfordret til å ikke påta eller stille seg tillitsverv. Det er personen selv som avgjør dette.
Råd om å fratre sine verv: Personer som bryter SDSN sine retningslinjer, kan bli oppfordret til å vurdere sin stilling i eller fratre sitt verv. Det er personen selv som avgjør dette.
Suspensjon eller eksklusjon: Personer som bryter med SDSN sine retningslinjer kan suspenderes eller ekskluderes fra vervet, deltakelse på arrangementer i regi av SDSN eller annen aktivitet i regi av organisasjonen eller miste fratas muligheten til å stille til valg i henhold til SDSNs vedtekter.
Forslag om mistillit: Personer som bryter SDSN sine retningslinjer kan få fremmet forslag om mistillit mot seg. Dette vil da behandles i henhold til vedtektene.

Saksgang dersom den anklagde er ansatt ved USN

Dersom en ansatt ved USN er mistenkt/anklaget/anmeldt for forhold på arrangementer i regi av SDSN er det arbeidsgiver som håndterer saken i tråd med de arbeidsrettslige reglene på området.

Oppfølging i etterkant

Varslingssaker er ofte svært belastende for de involverte og krever at SDSN gir god oppfølging, også i etterkant. Ressurspersonene som blir oppnevnt bør være tilgjengelige for partene i en periode etter at vedtak er fattet. SDSN skal følge opp mottaker av varsel og andre involverte på en god måte.

Lagring av informasjon

Informasjon og dokumentasjon fra saksgangen lagres i 3 til 10 år avhengig av sakens alvorlighetsgrad.

Dette oppbevares sikkert og konfidensielt.