Samarbeidsavtale mellom SDSN og USN

Samarbeidsavtale mellom Parlamentforsamlingen (Studentdemokratiet i Sørøst-Norge) og Universitetet i Sørøst-Norge


1. Formål

Denne avtale inngås i medhold av universitets- og høyskoleloven (uhl.) § 4-1 tredje ledd, med formål å legge til rette for at studentorganisasjonen ved Universitetet i Sørøst-Norge kan drive sitt arbeid på en tilfredsstillende måte. Avtalen skal videre regulere partenes ytelser innenfor et forpliktende samarbeid.

2. Avtalens parter

a. Parlamentforsamlingen, heretter kalt PF, som øverste studentorgan ved USN
b. Universitetet i Sørøst-Norge, heretter kalt USN

3. Universitetets forpliktelser

3.1 Økonomi USN forplikter seg til å yte et årlig økonomisk bidrag til Studentdemokratiet i Sørøst-Norge (SDSN). Beløpet fastsettes av universitetsstyret i forbindelse med den årlige budsjettprosessen, etter innspill fra SDSN, jf. pkt. 3.1.5.

3.1.1 Fri stasjon

Fri stasjon innebærer at universitetet på hvert campus stiller egnede lokaler vederlagsfritt til rådighet for følgende del av SDSN, med følgende basisutstyr og driftstjenester:

a. Campusstyret (CS)

  • Standard møblering
  • Fri tjenstlig kopiering og utskrifter for medlemmer av CS
  • Nødvendig kontorrekvisita
  • Renhold
  • IT-støtte
  • En stasjonær PC pr campus
  • Lagerplass for rekvisita og utstyr

Campusstyrene kan benytte USNs møterom hvis det er behov. Møterom bestilles via det administrative støtteapparatet og betinger ledig kapasitet.

b. Studentrådene (SR) I demokratitiden skal studentrådene ha tilgang til klasserom for gjennomføring av studentrådsmøter. Dette bestilles av studentrådsleder og betinger ledig kapasitet.

c. Arbeidsutvalget (AU)

Pr. 1. juli hvert studieår skal det stilles kontorplass til rådighet for medlemmer av AU, på det campus disse tilhører. Med kontorplassen skal det følge:

• Standard møblering
• Fri tjenstlig kopiering og utskrifter
• Nødvendig kontorrekvisita
• Renhold
• IT-støtte
• Bærbar PC (til 80 - 100 % honorerte) - forutsetter formalisert kontrakt med USN

d. Parlamentforsamlingen (PF)

Parlamentforsamlingen skal ha tilgang til møterom/klasserom for gjennomføring av parlamentsforsamlingsmøter. Dette bestilles via det administrative støtteapparatet, og betinger ledig kapasitet.

3.1.2 Administrativ støtte

USN skal innenfor avtaleperiodens lengde stille administrative ressurser til rådighet med inntil tre -3- årsverk. Administrasjonen er ansatt ved USN, og lønns- og arbeidsvilkår, herunder arbeidssted, følger det til enhver tid gjeldende personalreglementet ved USN.

I tillegg har USN ansatt en rådgiver som følger opp USNs forpliktelser i samarbeidsavtalen, samt er administrasjonens personalleder.
Støttetjenestens totale innhold og omfang fastsettes årlig av USN, blant annet etter innspill fra SDSN jf pkt 3.1.5. Den praktiske organiseringen skal nedfelles i en årlig arbeidsplan satt opp av studentleder og administrasjonens personalleder.
Følgende oppgaver ligger fast til det administrative støtteapparatet:

  • Teknisk bistand ved gjennomføringen av valg
  • Drift av og publisering av saker på SDSNs nettside
  • Være bindeledd mellom studenttillitsvalgte, vertskapskommune og andre engasjerte studenter på campus
  • Øvrige administrative oppgaver som beskrevet i stillingsinstruks for organisasjonskonsulent

USNs fellestjenester kan bidra med ytterligere rådgivning etter forespørsel, jf pkt. 4.1.2.

3.1.3 Honorar for tillitsverv

USN yter honorar for tillitsverv i Studentdemokratiet, med inntil fem - 5- årsverk i studieåret 2018/19. Fra studieåret 2019/20 er USNs innspill at det reduseres til inntil fire -4- årsverk. SDSN gis mulighet til å gjennomføre en organisasjonsgjennomgang og deretter komme med innspill i USNs budsjettprosess høsten 2018 knyttet til denne reduksjonen. Ett årsverk skal forbeholdes studentleder, som honoreres tilsvarende lønnstrinn 30 i Statens lønnsregulativ. De øvrige honorerte lederverv i Studentdemokratiet honoreres tilsvarende lønnstrinn 28 i Statens lønnsregulativ. Fordelingen av årsverkene besluttes av PF.

Mottaker av honorar etter disse bestemmelsene har ikke et tilsettingsforhold ved USN, og er således ikke omfattet av tjenestemannsloven.

3.1.4 Driftstilskudd

Det ytes et direkte økonomisk tilskudd som skal dekke løpende driftskostnader. Tilskuddet ytes som et rammetilskudd, og forventes å gå til dekning av nødvendige utgifter knyttet til driften av Studentdemokratiet, herunder;

  • Reise-, møte-, kurs- og konferanseutgifter
  • Markedsføring
  • Arrangementer
  • Eventuelle andre løpende utgifter

I tillegg til rammetilskuddet kan det bevilges øremerkede midler til følgende aktiviteter;

  • Fadderordningen
  • Aktiviteter i tilknytning til studiebarometeret og studiestart
  •  Andre aktiviteter etter særskilt avtale
     

3.1.5 Budsjett og regnskap

USN skal påse at SDSN gis anledning til å gi innspill til fastsettelse av de årlige, økonomiske rammebetingelsene i forbindelse med universitetets årlige budsjettprosess. USN fører regnskap, utbetaler honorar og foretar øvrig utbetaling på bakgrunn av attesterte bilag.

3.2 Medvirkning

3.2.1 Høringer

Studentene skal høres i alle saker ved USN som angår studentene på det aktuelle nivå, jf. uhl. § 4-1 fjerde ledd. USN skal tilrettelegge prosessen slik at studentene har reell mulighet til å behandle og uttale seg om saken, herunder blant annet ved å fastsette tilstrekkelige høringsfrister for interne høringsprosesser. Dersom SDSN ber om det skal USN sørge for å gi utfyllende informasjon utover de skriftlige høringsdokumentene, f.eks ved å delta på relevante møter ved SDSN. Høringer sendes på e-post til AU, med det administrative støtteapparatet på kopi, og tas opp på de månedlige samarbeidsmøtene. For relevante, eksterne høringer hvor USN selv er høringsinstans skal USN uten ugrunnet opphold sørge for at studentene informeres om de pågående prosessene.

3.2.2 Demokratitid

Det skal i timeplanen avsettes et ukentlig tidsrom med undervisningsfri (demokratitid) for alle studenter ved USN. Dette for å legge til rette for gjennomføring av møter, arrangementer og lignende, uten at dette kommer i konflikt med studiesituasjonen. Det gis også normalt fri fra praksis til faste møter i regi av SDSN i demokratitiden. Søknad om fri fra praksis må sendes praksiskoordinator senest to -2- uker før møtet.
Demokratitiden fastsettes til onsdager fra kl. 14:00 og ut dagen.
Dekan, i samråd med studentleder, kan gi dispensasjon for undervisning i demokratitiden. Dette må avtales senest to -2- uker før undervisningen til tenkt gjennomført.

3.2.3 Informasjon og tilrettelegging

  • Faglig tilsatte skal informere klassen om valg av klassetillitsvalgte og gjennomføre valget ved studiestart
  • Resultatet av valget formidles skriftlig fra fakultet til SDSN innen 1. september
  • USN skal sørge for tilstrekkelig opplæring av valgte/oppnevnte studentrepresentanter om relevant regelverk for det vervet vedkommende er valgt til (råd, utvalg, nemnder mm), samt informere SDSN hvis en av representantene trekker seg fra sitt verv
  • Studiesituasjonen skal tilrettelegges for studenter som deltar i studentpolitisk arbeid ved universitetet, som deltagelse i lovpålagte råd, utvalg, nemnder og lignende så langt dette er faglig forsvarlig

3.2.4 Kurs og opplæring

USN skal normalt tilby følgende;

  • Studiepoenggivende emne, tillitsvalgtkurs for alle tillitsvalgte, 7,5 studiepoeng.
  • Studiepoenggivende emne, praktisk kommunikasjon og organisasjon, 15 studiepoeng. Emnet tilbys studenter som har blitt valgt eller utnevnt til et sentralt tillitsverv ved universitetet, medlemmer av AU, PF og campusstyret samt medlemmer av styret i studentsamfunnene og andre sentrale studenttillitsverv. Det er begrenset antall plasser og gjennomføring avhenger av at det er tilstrekkelig antall påmeldte.
  • Opplæring av AU i saksforberedelse til møter og PF i generelle saksbehandlingsregler.
     

4 . Studentdemokratiets forpliktelser

SDSN forplikter seg til å drive aktivt studentpolitisk arbeid og fremme USN-studentenes synspunkter og interesser overfor universitetet. SDSN forplikter seg videre til å fremme studentenes interesser ved å delta på den nasjonale arena. AU (50 - 100 % honorerte) forplikter seg til regelmessig å være til stede og delta på studentaktiviteter på alle USNs campus.
SDSN skal drives i tråd med universitets- og høyskoleloven og med USNs økonomireglement, valgreglement og andre relevante styrende dokumenter og nasjonal lovgivning. 5

4.1 Økonomi 4.1.1 Fri stasjon
a. Lokaler og utstyr Studentene plikter å behandle lokaler og utstyr med tilbørlig aktsomhet, og sørge for at ikke uvedkomne får tilgang til lokalene. Lokalene skal holdes ryddig og fri for unødige gjenstander, slik at de alltid er klar for renhold og løpende vedlikehold. Rømningsveiene skal holdes fri for gjenstander. Skader på inventar og utstyr skal meldes til USNs driftsavdeling uten ugrunnet opphold. Bærbar PC og annet utstyr leveres tilbake til det administrative støtteapparatet innen utløpet av funksjonsperioden. Utstyr som ikke leveres tilbake innen fristen vil bli fakturert studenten.
b. Bestilling av møterom Bestilling av møterom til møter i CS, utover møter fastsatt i møteplanen, må normalt gjøres til det administrative støtteapparatet med minst én ukes varsel.
c. Innmelding av kontorbehov for AU-medlemmer Avtroppende studentleder plikter innen 15. mai å rapportere til USN (rådgiver) hvem som er valgt inn i AU og hvilket campus disse tilhører.

4.1.2 Administrativ støtte

Medlemmer av PF, som ved utøvelsen av denne funksjonen har behov for bistand fra det administrative støtteapparatet, skal rette sine henvendelser til studentleder. Henvendelsene skal fortrinnsvis skje skriftlig.
Studentleder er ansvarlig for koordineringen av SDSNs aktiviteter opp mot det administrative støtteapparatet jf. pkt. 3.1.2.

Ved behov for rådgivning fra USNs fellestjenester skal bestillingen rettes til USNs rådgiver via studentleder, jf pkt. 3.1.2. 4.1.3 Honorar for tillitsverv Avtroppende studentleder skal umiddelbart etter at valgresultatet er godkjent, samlet melde dette inn til USN (rådgiver). Innmeldingen skal foretas på skjema fastsatt av USN, og skal inneholde navn, verv, campustilhørighet og stillingsandel.

Ved frivillig fratreden før utløpet av funksjonsperioden plikter den som fratrer å melde dette til det administrative støtteapparatet uten ugrunnet opphold. Dato for fratreden skal oppgis. Honoraret opphører fra dato for fratreden.

Ved fratreden ved mistillit skal studentleder eller den som handler i vedkommendes sted, melde fra om dette til USN (rådgiver). Honoraret opphører ved utløpet av den måneden det er fattet vedtak om fratreden som følge av mistillit. 6

4.1.4 Budsjett

Rammetilskudd til drift SDSN skal fremme forslag til budsjett for sine aktiviteter for kommende budsjettår senest innen 1. november. Budsjettforslaget skal inneholde følgende poster;

  • Reise-, møte-, kurs- og konferanseutgifter
  • Markedsføring
  • Arrangementer
  • Eventuelle andre løpende utgifter

SDSN kan selv omdisponere rammetilskuddet innenfor disse postene ved behov.
Tilskudd til særskilte tiltak (øremerkede midler) Utover rammetilskuddet kan det i forbindelse med budsjettprosessen samtidig søkes om midler til øvrige aktiviteter fastlagt i aktivitetsplanen til SDSN, f.eks;

  • Fadderordningen
  • Aktiviteter i tilknytning til studiebarometeret og studiestart
  • Andre særskilte aktiviteter
     

4.1.5 Regnskap

For utgifter som skal refunderes, skal SDSN fortløpende levere bilagene til det administrative støtteapparatet, senest innen én måned. Reisegodtgjørelse og annen godtgjørelse skal følge statens satser. Kun utgifter det kan fremvises bilag for, og som er attestert, vil det bli gitt kostnadsdekning for.

4.2 Medvirkning

4.2.1 Høringer Studentleder plikter å gjennomføre en høringsprosess internt i SDSN før denne avgir høringssvar til USN. Alle interne høringer skal besvares skriftlig, uavhengig av om SDSN har innspill til innholdet. Ved behov for utsatt høringsfrist, plikter SDSN å be om dette minimum én uke før høringsfristens utløp. Utsatt frist gis kun unntaksvis ved ekstraordinære forhold. For eksterne høringer forventes det at SDSN inngir høringssvar direkte der dette er relevant for studentmassen ved USN. Studentleder er ansvarlig for denne vurderingen. SDSN skal i årsrapporten redegjøre for hvilke offentlige høringer som er besvart.

4.2.2 Deltakelse i universitetets styre, råd, utvalg og nemnder SDSN plikter, i dialog med USNs valgstyre, å iverksette nødvendige prosesser for valg eller oppnevning av studentrepresentanter til universitetets styre, råd, utvalg og nemnder, i tråd med kravene til valgordning for det enkelte verv.

Valg av studentrepresentanter til USNs styre, råd, utvalg og nemnder reguleres i USNs styringsdokumenter eller øvrige føringer gitt av universitetsstyret. Det administrative støtteapparatet har ansvaret for den praktiske gjennomføringen av disse valgene.
Dette er personlige verv. Studentene stiller med ubundet mandat, og SDSN kan ikke instruere representantene i slike verv. 7

Ved fratreden underveis i funksjonsperioden, plikter SDSN å melde fra til det administrative støtteapparatet at representasjonen har opphørt og fra hvilket tidspunkt. SDSN plikter deretter å oppnevne eller velge en ny studentrepresentant, avhengig av valgordning.

4.2.3 Kurs og opplæring
Til det studiepoenggivende emnet, tillitsvalgtkurs for alle tillitsvalgte (7,5 studiepoeng), forventes det deltakelse i opplæringen fra SDSN. Omfanget og innholdet av dette vil variere avhengig av hvilke temaer det er aktuelt å belyse.

4.3 Rapportering

4.3.1 Årsrapport Studentleder skal hvert år innen utløpet av juni inngi rapport om SDSNs virksomhet inneværende studieår. Rapporten skal fremlegges for universitetets styre og skal skrives etter fastsatt mal, utarbeidet av USN. 4.3.2 Økonomirapport Studentleder skal innlevere regnskapsrapport over forbruk, budsjett og avvik. Det skal leveres en rapport for første halvår, innen 01.07, samt en rapport for regnskapsåret.

5. Kontakt mellom partene

Det skal gjennomføres regelmessige møter for å drøfte forhold knyttet til samarbeidet innenfor følgende møtepunkter og frekvens; 5.1 Kontaktmøter Kontaktmøtene gjennomføres minimum én gang pr. semester. USN er ansvarlig for å kalle inn til møtene, fortrinnsvis primo september og primo februar. Innkallingen sendes ut 14 dager før møtet, med én ukes frist for innspill til agendaen.

Fra USN møter normalt rektor, viserektor for utdanning og studiekvalitet (heretter kalt viserektor) og rådgiver. Fra SDSN møter normalt studentleder og politisk og organisatorisk nestleder. Det skal fortrinnsvis også delta to representanter fra PF. USN skriver referat fra møtet.

Utkast til referat skal foreligge senest én uke etter møtet, og det gis én ukes frist for innspill. Disse sakene skal behandles i møtet;

a. Økonomi
b. Administrative forhold
c. Høringer, kurs og opplæring
d. Råd og utvalg
e. Tidspunkt for neste møte
f. Andre aktuelle saker
 

5.2 Samarbeidsmøter Viserektor og studentleder skal møtes regelmessig for å diskutere relevante problemstillinger knyttet til utdanning og studiekvalitet, herunder blant annet læringsmiljøet, høringer, pågående nasjonale prosesser, forhold knyttet til daglig drift etc. Studentleder tar med seg AU om ønskelig. Viserektor er ansvarlig for innkallingen til møtene, som fortrinnsvis skal avholdes én gang pr. måned. Studentleder kan etter behov også be om å få berammet slike møter.

5.3 Møter på fakultetsnivå
Det skal være studentrepresentasjon i kvalitetsrådet og programutvalgene ved fakultetene og møter på fakultetsnivå følger oppsatt plan for disse utvalgene.

5.4 Møter på campusnivå

Ved campus skal driftsleder invitere campusleder og leder av studentsamfunnet til møte minst to ganger pr semester.
Campusleder og leder av studentsamfunnet skal én gang i semesteret inviteres inn i USNs møtepunkter med vertskommunene. 5.5 Møterett Rektor eller den rektor bemyndiger skal ha møte- tale, og forslagsrett i SDSN.
Samtidig med at PF-medlemmene innkalles til møtene, skal det sendes kopi av innkallingen til rektor og rådgiver.

6 . Mislighold av avtalen

Ved vesentlig brudd på denne avtalen eller universitet- og høyskolelovens bestemmelser fra SDSNs side skal USN gi et skriftlig varsel med angivelse av hvilke bestemmelser det anses å foreligge brudd på. Varselet skal gis uten ugrunnet opphold, og partene skal normalt innen 14 dager møtes for å evaluere de angitte forholdene. USN skal føre protokoll fra møtet, og skal undertegnes av begge parter. Det skal angis hvilke tiltak som skal gjennomføres, og frist for dette. Dersom forholdene likevel ikke bringes i samsvar med kravene i denne avtalen, vil den bli sagt opp med umiddelbar virkning. USN vil normalt likevel utbetale honorar til frikjøpte studenter inntil funksjonsperioden utløper.

USN skal umiddelbart innlede forhandlinger om ny samarbeidsavtale. Dersom disse forhandlingene ikke fører frem innen to -2- måneder, og senest innen 1. juni, skal USN i tråd med minimumskravene i uhl. § 4-1 tredje ledd legge praktisk til rette for videre drift av SDSN i form av fri stasjon jf pkt. 3.1.1 i denne avtalen, administrativ støtte tilsvarende ett årsverk, og med 100 % honorering av studentleder. Den videre forhandlingen av ny samarbeidsavtale vil i slike tilfeller bli innledet med nyvalgt PF. 9


7 . Ikrafttredelse og varighet

Avtalen trer i kraft 01. juli 2018, og har en varighet på to -2- år; til 30.06.2020. Endelig beslutning rundt punkt 3.1.3 legges inn i avtalen i forbindelse med budsjettprosessen høsten 2018.

USN skal ta initiativ til reforhandling av avtalen senest seks -6- måneder før utløpet, som skal starte med et evalueringsmøte. Forhandlingene skal være sluttført senest innen 1. mai.
 


Avtalen er signert av Rektor Petter Aasen og fungerende studentleder Simen Oftedahl
15.06.2018, Drammen