Håndbok for kulltillitsvalgte

For studentene betyr det: 

• Kompetanse for eit samfunns- og arbeidsliv i endring
  Vi utviklar studietilbod i samspel med omgivnadene våre, inkluderer arbeidslivserfaringar i utdanningane, og sikrar at studentane får kompetanse til å vidareutvikle samfunns- og arbeidslivet dei blir ein del av.
• Berekraftig samfunnsutvikling
  Vi utviklar kunnskap som kastar lys over utfordringane i samfunnet og arbeidslivet, og bidrar til løysingar i tråd med berekraftsmåla til FN. Kunnskap om globale utfordringar, høgt etisk medvit og eit tankesett for berekraft pregar alle utdanningar ved USN.
• Nyskapande arbeidsmåtar
  Vi fremmar læring gjennom forskingsbaserte undervisnings- og læringsmetodar, og legg vekt på innovasjon og entreprenørskap – òg i undervisning.
• Digital kompetanse i eit digitalt samfunn
  Vi utviklar digital kompetanse i alle utdanningar. Vi tilbyr relevante og innovative undervisnings- og læringsprosessar tilpassa det digitale samfunnet vårt.
• Fleksibel og tilrettelagt utdanning
  Vi gjer utdanning tilgjengeleg for ulike grupper studentar og bidrar til å fjerne barrierar for tilgang til kunnskap og kompetanse. Vi tilbyr utdanningar som stimulerer til livslang læring.
• ​Internasjonale utdanningspartnarskap
  Vi gjer studentane våre høve for internasjonal erfaring gjennom internasjonale partnarskap.

USN har 8 campus og 4 fakulteter, og en slik flercampusmodell kan gjøre at organisasjonskartet kan virke noe komplisert ved første øyekast. Når du studerer det nærmere, ser du imidlertid at det har en enkel oppbygging. Det er lurt å gjøre seg litt kjent med kartet slik at du som kulltillitsvalgt får en viss oversikt over USN sin oppbygging. Denne oppbyggingen er nemlig viktig for å lettere forstå prinsippet om tjenestevei.

Som kartet viser har USN fire fakulteter som hver har ansvar for sine fagområder. Disse fire fakultetene er igjen delt opp i institutter som har ansvar for egne fagfelt.

Ditt studieprogram er dermed tilknyttet et institutt som igjen tilhører et fakultet. Som kulltillitsvalgt vil du i første omgang jobbe med saker som har med emner og studieprogram å gjøre, men det kan bli aktuelt å ta noen saker videre institutt- eller fakultetsnivå dersom det gjelder flere studieprogram. I slike tilfeller vil det være studentrådsleder som tar saken videre til instituttets eller fakultetets ledelse.  

Se organisasjonskartet

I Lov om universiteter og høyskoler står det at alle universiteter og høyskoler skal ha et kvalitetssystem der studentenes stemme skal spille en sentral rolle. Ved USN finnes det flere ulike råd og utvalg som jobber for å sikre og utvikle kvaliteten i USN sine studier. Utvalg for utdanningskvalitet (UFU) er et rådgivende organ som jobber med USN sin studieportefølje og kvalitet i utdanningene. UFU skal blant annet gi råd om strategier knyttet til studiekvalitet og rapporterer til rektor. Ifølge loven skal USN også ha et Læringsmiljøutvalg (LMU) som skal arbeide for et godt fysisk og psykososialt læringsmiljø for studentene. På fakultetsnivå finner vi det som kalles Kvalitetsråd. Et slikt råd jobber med kvaliteten i studiene ved det aktuelle fakultetet og gir råd til dekan om videre utvikling og tiltak. På programnivå finner vi Programutvalg som jobber med studiekvaliteten ved det enkelte studieprogrammet. Det sitter studentrepresentanter i alle disse utvalgene og rådene. 

Kvalitetssystemets struktur 
Oversikten under viser hvordan kvalitetssystemet ved USN er bygd opp. De mørkegrønne boksene i modellen viser sentrale roller som er ansvarlig for det løpende kvalitetsarbeidet på ulike nivå ved USN og disse skal sikre god tilbakemeldingssløyfe og oppfølging blant studenter og ansatte. De lysegrønne boksene viser de ulike rådene og utvalgene som jobber med studiekvalitet. Hvert av disse utvalgene er ansvarlig for å rapportere arbeidet de gjør (se de hvite boksene). Som oversikten viser bygger både fakultetets kvalitetsrapport og studieprogramrapporten på emnerapporten fra emneansvarlig. Emnerapportene er derfor sentrale i kvalitetssystemet ved USN.

Studentundersøkelser og emneevalueringer
I tillegg til å ha råd og utvalg som jobber med studiekvalitet, bruker også USN undersøkelser som emne- og underveisevalueringer, Studentenes Helse- og Trivselsundersøkelse (Shot) og Studiebarometeret for å måle kvaliteten på utdanningstilbudene og læringsmiljøet ved USN. For at disse undersøkelsene skal fungere er det viktig at studentene deltar på undersøkelsene. Kun slik kan USN justere kursen etter studentenes ønsker og slik sikres reell medvirkningspolitikk. Selv om tilbakemeldingene som kommer via disse målingene og evalueringene kanskje ikke blir synlige umiddelbart, er resultatene fra undersøkelsene viktig for at studieprogram og universitetet i sin helhet hele tiden kan forbedre seg. 

Både underveis og ved slutten av et emne vil studenter bli bedt om å svare på en emneevaluering om emnet. Disse skal danne grunnlaget for emnerapporten som emneansvarlig sender videre til programkoordinator. Som allerede nevnt, er disse en sentral del av kvalitetssystemet ved USN. Som kulltillitsvalgt skal du følge opp at du og dine medstudenter besvarer disse emneevalueringene. Det er ikke sikkert tilbakemeldingene dere gir fører til endringer som kommer ditt kull til gode, men husk at dere bidrar til å gjøre emnet og studieprogrammet bedre for de studentene som kommer etter dere. Som klasse har dere rett til å få tilgang på hva som er sagt gjennom disse evalueringene, og resultatet skal presenteres for kullet. Det er emneansvarlig eller programkoordinator/programleder som har ansvar for at du som kulltillitsvalgt får denne informasjonen. 

Emneansvarlig har ansvar for planlegging, koordinering, gjennomføring og utvikling av et emne, slik at læringsaktiviteter og vurderingsformer bidrar til at studentene oppnår læringsutbyttet i emnet.

Dersom kullet ditt har problemstillinger som angår et aktuelt emne, er det emneansvarlig som skal kontaktes først. Emneansvarlig har også ansvar for kvalitetsarbeidet i det aktuelle emnet og er ansvarlig for å gjennomføre emneevalueringer. Minimum hvert tredje år skal det utarbeides en kvalitetsrapport hvor du som kulltillitsvalgt skal stå som en av mottakerne av denne. 

Et studieprogram består av mange emner, og programkoordinator (programleder om du studerer ved Fakultet for humaniora, idretts- og utdanningsvitenskap) har ansvar for at den totale kvaliteten i programmet hele tiden holder mål. Dette er en svært viktig rolle i kvalitetsarbeidet, og programkoordinator har ansvar for å gjennomføre programevalueringer.

Programkoordinator er også leder for et programutvalg, hvor du som kulltillitsvalgt kan få muligheten til å sitte. Du kan lese mer om programutvalget her: Programutvalg - Mandat og sammensetning. I tillegg til programutvalg har mange program også egne dialogmøter med alle kulltillitsvalgte. Dette er en arena hvor man kan diskutere og belyse ulike sider ved læringsmiljøet. Finn ut hvordan ditt program har løst dette.

Studieveileder samarbeider tett med programkoordinator/programleder. Som kulltillitsvalgt er det naturlig å samarbeide med studieveileder i saker som angår læringsmiljøet i kullet, og med tanke på rettigheter og plikter for deg og dine medstudenter når det gjelder for eksempel tilrettelegging, emnesammensetning og eksamensreglement. 
 

Instituttleder er lederen for instituttet du hører til. Hen er mottaker av kvalitetsrapportene fra programmene og emnene på instituttet, som for eksempel årlige programrapporter, oppsummeringer fra underveisevalueringer i emner og periodevise emnerapporter fra det enkelte emne på instituttet. Instituttlederen har ansvar for at tilbakemeldingene fra rapportene blir fulgt opp og å sikre en god dialog mellom de ulike nivåene ved instituttet. Dersom saker fra ditt kull ender hos instituttleder, er dette møter du skal gjennomføre i samarbeid med studentrådsleder på ditt fakultet.

Dekan er øverste leder på ditt fakultet. Dekan har blant annet det overordnede ansvaret for å kvalitetssikre og revidere fakultetets studietilbud. Saker som ender på fakultetsnivå, er det studentrådsleder som har ansvar for.

Som allerede nevnt på starten av denne boka, er det viktig følge prinsippet om tjenestevei når du får inn saker og skal ta disse videre. Som du nå har sett har USN en struktur med ulike nivå og prinsippet om tjenestevei går ut på å følge denne strukturen. Grunnregelen er å løse saker på lavest mulig nivå. Det betyr at man alltid kontakter den nærmeste i systemet først og prøver å løse saken her før man tar saken videre til neste nivå.

Dersom du for eksempel får inn en sak som gjelder undervisningen i et enkelt emne, skal dette i første omgang tas opp med emneansvarlig. Hvis man videre ser at den samme utfordringen gjelder for flere emner i et program, kan man ta saken videre til programkoordinator som da kan se på saken på programnivå. Hvis en sak viser seg å være relevant for flere studieprogram innenfor samme institutt kan studentrådslederen ta saken til instituttlederen. Det hadde vært lite effektivt om alle saker hadde kommet direkte til rektor.

USN og SDSN har inngått en Samarbeidsavtale som definerer begge parters rettigheter og plikter. Den presiserer hva partene kan forvente av hverandre og den regulerer hvilke ressurser Studentdemokratiet har til rådighet. Det er også viktig å huske at Studentdemokratiet er et partipolitisk og religiøst uavhengig organ. 

Som følge av loven om universiteter og høyskoler har studentene ved et universitet rett til å opprette et studentorgan som skal ivareta studentenes interesser og fremme studentenes synspunkter overfor universitetet. Det er dette som er Studentdemokratiet i Sørøst-Norge sitt formål.

Siden USN har åtte campuser, er også Studentdemokratiet sammensatt av åtte ulike campusstyrer. Organisasjonskartet på neste side viser hvordan disse henger sammen med resten av Studentdemokratiet. Øverst på kartet finner vi studentene og deretter de kulltillitvalgte (deg) som representerer alle klassene ved USN. Alle kulltillitsvalgte ved et fakultet på campus utgjør det som kalles studentråd. Under studentrådene, finner du campusstyrene, så ledergruppa og til slutt semestermøtet og arbeidsutvalget. Avsnittene under vil kort forklare hvilken rolle de ulike utvalgene har, og hvem de er satt sammen av.

Slik er vi organisert

Studentrådet (SR)

For hvert fakultet ved en campus finnes det et studentråd. Ved campus Vestfold vil det dermed være fire ulike studentråd, mens ved campus Notodden vil det kun være ett. Som allerede nevnt, består studentrådet av alle de kulltillitvalgte ved samme fakultetet. Rådet blir ledet av en studentrådsleder som er bindeleddet mellom kulltillitsvalgte og campusstyret. Studentrådet er en viktig arena for å samarbeide med andre kulltillitsvalgte og studentrådsleder. Det er viktig at du som kulltillitsvalgt deltar på disse møtene og at bruker møtene til å videreformidle saker og meninger fra din klasse. Husk også at du må delta på 75 % av studentrådsmøtene for å få attest på vervet ditt. 

Campusstyret (CS)

Studentdemokratiet er organisert slik at hver campus har sitt eget campusstyret, som betyr at SDSN til sammen har åtte campusstyrer. På SDSN sin nettside kan du finne en oversikt over campusstyret ved din campus. Campusstyret arbeider hovedsakelig med lokale saker som kommer til dem fra studentrådene og har ansvaret for alle studentaktiviteter på campus i regi av Studentdemokratiet. Campusstyret består av studentrådslederne ved campus, campusleder, nestleder, kommunikasjonsansvarlig og læringsmiljøansvarlig. Sistnevnte kan være spesielt relevant for deg som kulltillitsvalgt å vite om. Læringsmiljøansvarlig har nemlig ett særskilt ansvar for saker som angår studentenes helse, trivsel og læringsmiljø og studenten som innehar dette vervet sitter også som studentrepresentant i Læringsmiljøutvalget (LMU) ved USN (se avsnitt 3 Læringsmiljø og kvalitetssystemet). Dermed er det gode muligheter for å få saker videre gjennom studentrådsleder og campusstyret. Campuslederen leder campusstyret og sitter i SDSN sin ledergruppe. 

Campusstyret ved din campus

Ledergruppa (LG)

Ledergruppa består av alle campusledere fra de åtte campusstyrene. Ledergruppa er SDSN sitt høyeste beslutningsorgan mellom semestermøtene og diskuterer saker som dreier seg om SDSN sitt budsjett, møteplan og årshjul og valgprosedyrer. Ledergruppa skal også forberede saker til semestermøtet. AU er saksbehandler for ledergruppa. På SDSN kan du finne en oversikt over Ledergruppa.

Se oversikt over ledergruppa

Arbeidsutvalget (AU)

Arbeidsutvalget er Studentdemokratiet sitt øverste utøvende organ og er ansvarlig for Studentdemokratiet sin daglige drift. Arbeidsutvalget skal representere alle studenter ved Universitetet i Sørøst-Norge i møter med USN sin ledelse, regionen og andre aktuelle parter. Ifølge samarbeidsavtalen mellom USN og SDSN har studentleder møterett i rektors ledergruppe. AU består av studentleder, organisatorisk nestleder og politisk nestleder, som alle har fulltidsstillinger i Studentdemokratiet. Klikk her for å lese mer om Arbeidsutvalget. 

Semestermøtet

SDSN sitt øverste beslutningsorgan er Semestermøtet. Det består av alle medlemmene av SDSN sine campusstyrer. Dermed er alle USN sine campuser og fakulteter representert i Semestermøtet. Semestermøtet vedtar politikk og gjennomfører blant annet valg av studentleder og nestledere i AU, samt medlemmer av kontroll- og valgkomitéen. Semestermøtet avholdes minimum én gang i semesteret. 

Studentrådslederen er hovedtillitsvalgt på sitt fakultet på campus og er den som leder studentrådsmøtene. I tillegg sitter studentrådsleder i campusstyret og deltar på semestermøtet. Studentrådslederen er derfor det viktigste bindeleddet mellom de kulltillitsvalgte på hvert studieprogram og resten av Studentdemokratiet.

Dersom du har fått en sak som angår ditt kull, er det viktig at studentrådsleder får vite om dette selv om du løser saken på egenhånd via tjenestevei. Gjennom campusstyret kan studentrådsleder for eksempel gi saker videre til læringsmiljøansvarlig som kan ta sakene videre til Læringsmiljøutvalget. I tillegg til å sitte i campusstyret har også studentrådsleder jevnlige møter med fakultetsledelsen. Studentrådsleder kan dermed bringe saker direkte til fakultetsnivå dersom det er aktuelt. Det er derfor viktig at studentrådsleder er godt orientert om det som skjer på de ulike studieprogrammene. 

Minst én gang i måneden skal du som kulltillitsvalgt gjennomføre klassens time. Formålet med klassens time er å innhente synspunkter og saker fra medstudentene dine, samt å gi informasjon til klassen din som du har fått via studentråd, emneansvarlig eller andre. Her kommer noen tips til gjennomføring av klassens time: 

• Det oppfordres til at dere benytter dere av demokratitiden til å arrangere klassens time. Alternativt kan det være hensiktsmessig å sette av tid når klassen allerede er samlet som etter en forelesning.
 
• Tid for klassens time burde være ca. en uke før studentrådsmøtet, slik at du kan ta med deg saker og synspunkter fra studentene til studentrådsmøtet. Det kan være lurt å sette tidspunkt for neste møte allerede på slutten av klassens time. 
• Lag en tydelig saksliste for møtet som du legger ut på Canvas eller i klassens Facebook-gruppe. Dette fører ofte til bedre oppmøtet.
 
• I det første møtet kan det være fint å starte med en navnerunde eller lignende. Da har alle fått sagt noe, og dette gjør det kanskje lettere å ta ordet i klassen, både i klassens time og i forelesninger. 
• Ta opp saker som skal diskuteres i studentrådet og noter synspunktene fra din klasse. Spør også klassen om noen har egne saker å melde fra om. 
 
• Bruk klassens time til å videreformidle informasjon du har fått i studentrådet eller fra emneansvarlig eller programkoordinator. 
• Inviter gjerne klasseansvarlig og andre ansatte ved universitetet til klassens time for å informere om ting som er relevant for din klasse.
• Send gjerne ut referatet fra forrige klassens time sammen med innkalling til ny klassens time.
 
• Dersom det kommer opp saker i klassen som kan være aktuelle for flere, meld disse inn på førstkommende studentrådsmøte. 
• Be gjerne studentrådsleder om hjelp og råd om du trenger det.

Én gang i måneden skal du også delta på studentrådsmøte. Som allerede nevnt, er studentrådet samlingspunktet for alle de kulltillitsvalgte som tilhører samme fakultet. Studentrådsmøtene blir ledet av studentrådslederen og blir som regel avholdt hver første onsdag i måneden. Studentrådslederen skal innkalle og sende ut saksliste til møtene én uke før møtet. Faste saker vil være orienteringssaker fra studentrådsleder og en orientering fra kulltillitsvalgte om aktuelle saker fra eget kull. Andre saker som kan diskuteres i studentrådsmøtene kan for eksempel være studiebarometeret, emneevaluering, praksis, eksamen, undervisningskvalitet og læringsmiljø. Studentrådsleder kan også oppfordres til å invitere med gjester til deler av studentrådsmøtet for å informere og svare på spørsmål. Dette kan for eksempel være studentombud, programkoordinator, fakultetsledelse, Studentsamskipnaden og representanter fra vertskommunen.

Studentrådslederen har ansvar for å føre fremmøte i alle studentrådsmøtene. Som kulltillitsvalgt er det krav om at du møter på minst 75% av studentrådsmøtene for at du skal få attest. For de som velger å ta emnet OFK1000 er det krav om 70% oppmøte på studentrådsmøtene for å få ta eksamen i emnet. 

Som en sentral del av kvalitetsarbeidet ved USN, skal alle gradsgivende studieprogram ved et fakultet ha et programutvalg. Dette utvalget skal jobbe med kvaliteten i et studieprogram og gi råd videre til dekan om tiltak for å bedre kvaliteten.

Programutvalget skal bestå av en programkoordinator, to studenter fra det aktuelle studieprogrammet, minimum én emneansvarlig, studieveileder og eventuelt praksiskoordinator tilknyttet studieprogrammet. Som kulltillitsvalgt vil også du ha mulighet til delta i programutvalget. Det skal være minimum ett møte per semester og møtene skal dokumenteres med innkalling og referat.

I tillegg til programutvalg, har mange program egne dialogmøter hvor programkoordinator/-leder innkaller alle de kulltillitsvalgte ved et program. Her diskuteres diverse saker ved programmet, og studentene står fritt til å komme med innspill. Dialogmøtene er spesielt myntet på hvordan man i fellesskap kan jobbe frem gode læringsmiljøer ved programmet. Dette er en god mulighet til reell medvirkning for alle kulltillitsvalgte;

Studentsamskipnaden i Sørøst-Norge har til oppgave å ta seg av studentenes velferdsbehov ved det enkelte lærested, og er regulert av Lov om studentsamskipnader. Det er altså SSN som driver velferdstilbudene knyttet til USN sine læringssteder, som for eksempel studentboligene og kantiner. I tillegg driver SSN cafeer, bokhandlere, treningssentre og barnehager. SSN kan også bidra med økonomisk rådgiving, og har oversikt over krav om helserefusjoner. SSN Helse har samtaleterapeuter og psykologer som kan bistå studenter når de har det vanskelig og trenger noen å snakke med. Studentene har flertall i SSN sitt styre. Dersom studenter har saker som gjelder noen av SSN sine tilbud, er det SSN som skal kontaktes. 

Gå til SSN sine nettsider

Noen ganger kan det være at du som kulltillitsvalgt får henvendelser der du etter hvert oppdager at den som har tatt kontakt egentlig har behov for å snakke med noen om sine utfordringer. Husk at du som tillitsvalgt ikke skal være psykolog, men heller hjelpe medstudenter med å finne hjelp dersom de ønsker det. Gjennom Samtaletjenesten til SSN Helse kan alle studenter få tilgang til samtaletimer med psykologer og terapeuter både fysisk og digitalt. Tjenesten er gratis og man kan både bestille time på forhånd og møte til drop-in time. Husk at du som kulltillitsvalgt er underlagt taushetsplikt dersom du i slike situasjoner får tilgang på sensitiv informasjon fra en medstudent.  
 

Samtaletjenesten

Dersom det dukker opp saker som har med studenters rettigheter å gjøre, kan dette tas med til Studentombudet. Studentombudet avgjør ikke saker, men kan gi råd og veiledning om rettigheter og plikter studenten har, samt hvordan studenten bør gå fram i saken sin. Aktuelle saker å ta med til Studentombudet kan for eksempel være relatert til eksamen, opptak, praksis, skikkethetsvurdering eller saksbehandling. Hjelpen du får fra Studentombudet er gratis og uforpliktende. Du finner mer informasjon om Studentombudet her: Studentombod - Universitetet i Sørøst-Norge.

Studentombudet

For å sikre et godt og trygt arbeids- og læringsmiljø ved universitetet, har USN et digitalt system, Si ifra – Varsling ved USN, der både ansatte og studenter kan melde fra om ulike forhold som gjelder arbeids- og læringsmiljøet ved USN. Dette kan være forhold som gjelder undervisning, feil eller mangler i klasserom, skader og ulykker, eller mobbing, trakassering og diskriminering. Alle saker som meldes inn i dette systemet blir behandlet konfidensielt. 

Si ifra

Sikresiden.no er en webapp som gir informasjon om sikkerhet og som gir råd og veiledning om hva man kan gjøre i en krisesituasjon. Den tilbyr også forebyggende opplæring. Noen av temaene du kan finne informasjon om er voldssituasjoner, brann, nettsvindel, trakassering og hendelser ved studiestart. Siden har blitt utviklet for og av norske universiteter, høyskoler og forskningsvirksomheter. Hensikten med siden er å gi både studenter og ansatte kompetanse så de vet hva de skal gjøre og hvor de kan få hjelp dersom en krisesituasjon oppstår. Besøk gjerne siden Sikresiden.no - Kriseinfo på nett og bli kjent med de ulike portalene. 

Sikresiden.no